Utlämnande av allmänna handlingar

Den här texten beskriver våra skyldigheter att lämna ut allmänna handlingar inom ramen för samverkan inom Sydöstra sjukvårdsregionen. Eftersom alla samarbetspartner tillhör olika myndigheter är exempelvis ett mejl eller en handling som skickas mellan medarbetare i de tre regionerna normalt sett att betrakta som allmän handling.

Offentlighetsprincipen

Enligt tryckfrihetsförordningen har var och en rätt att ta del av handling som förvaras hos en myndighet förutsatt att den inte omfattas av sekretess. Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst, utan att utge sitt namn, har rätt att ta del av allmänna handlingar.

Region Östergötland, Region Jönköpings län och Region Kalmar är tre olika myndigheter. Alla medarbetare omfattas av offentlighetsprincipen, samt reglerna om myndigheters serviceskyldighet enligt förvaltningslagen.

Allmän handling

Med handling avses inte bara traditionella handlingar (protokoll, beslut, brev) utan också upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel. Ofärdiga handlingar i form av förlagor och koncept är arbetsmaterial och därmed inte allmänna handlingar. Handlingar av uteslutande privat natur är heller inte allmänna handlingar. En handling är en allmän handling om den förvaras hos en myndighet och anses vara inkommen eller upprättad där. Även handlingar som tillfälligt förvaras hos en anställd eller konsult som arbetar på uppdrag av myndigheten, kan anses vara förvarade hos myndigheten då de finns tillgängliga för myndighetens räkning.

Inkommen eller upprättad allmän handling

En handling anses vara inkommen när den anlänt till myndigheten eller tagits emot av någon medarbetare eller förtroendevald inom myndigheten, till exempel den tjänsteman som är handläggare i det ärende som handlingen rör.

En upprättad handling är en handling som förvaras hos myndigheten där den fått sin slutliga utformning. Huvudregeln är att en handling anses upprättad när den skickats iväg, expedierats, eller finns tillgänglig för avhämtning. En handling som inte expedieras är upprättad när det ärende den hör till är slutbehandlat, som exempelvis interna rapporter eller utredningar. Hör handlingen inte till något bestämt ärende, exempelvis ett protokoll eller beslutsunderlag, är den upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt.

Begreppet “arbetsmaterial” förekommer inte i lagstiftningen och medarbetares personliga uppfattning om vad som är internt arbetsmaterial har ingen betydelse. Även i ett pågående ärende kan det finnas allmänna handlingar. Som huvudregel gäller att handlingar som utomstående har skickat in till myndigheten i ärendet eller de handlingar som myndigheten har skickat iväg till utomstående inom ramen för ärendet utgör allmänna handlingar.

Utkast till beslut och minnesanteckningar är inte allmänna handlingar, om de inte tas om hand för arkivering eller expedieras. Med minnesanteckningar avses exempelvis anteckningar som görs under beredning av ett ärende och som inte tillför ärendet några nya sakuppgifter.

Offentlig eller sekretessbelagd?

En allmän handling kan innehålla både uppgifter som är sekretessbelagda och sådana som inte är det. Sekretesslagstiftningen innebär att viss information under vissa förutsättningar kan hållas hemlig. Grundprincipen är att sekretess ska vara till för att skydda människor eller samhällsintressen från skada, att någon lider men (skada) om sekretessen skulle brytas. Sekretess ska därför inte gälla om information kan lämnas ut utan risk för sådana skador. Bakom detta resonemang ligger offentlighetsprincipen – det får inte förekomma någon sekretess som saknar stöd i lag.  

I det fall myndigheten anser att sekretess föreligger för särskild uppgift bör en hänvisning till aktuellt lagrum i offentlighets- och sekretesslagen ske vid utlämnande. Sökanden ska även informeras om rätten att få till ett formellt, överklagbart beslut.

Hur snabbt ska allmän handling lämnas ut? 

En begäran om allmän handling ska hanteras skyndsamt, det är en arbetsuppgift som måste prioriteras hos alla. Helst ska begäran besvaras inom några timmar samma dag som den inkommer, men någon dags fördröjning kan godtas om det är nödvändigt för att kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Dessutom kan ett visst dröjsmål tillkomma om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.

Kontakt

Kontakta registrator i din region om du har frågor om allmänna handlingar, sekretessprövning, rutiner för utlämnande eller beslut om att avslå begäran om utlämning.

Senast uppdaterad 13 april, 2021 av conny.thalin@rjl.se